Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách
Không cân đối được đầu ra, đầu vào dẫn đến việc hàng tồn kho bị âm trên sổ sách, hoặc đầu vào thì có nhưng khi bán lại không xuất hoá đơn dẫn đến việc trong kho thì âm hàng nhưng trên sổ sách thì còn hàng…
I. Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách:
- Hàng tồn kho bị âm trên sổ sách, tức là trong kho thực không còn hàng, nhưng các bạn vẫn xuất hóa đơn đầu ra. -> Các bạn cần phải bổ sung hàng đầu vào.
1. Nếu có hoá đơn đầu vào
- Các bạn kiểm tra lại sổ 331 xem có trường hợp nào người bán chưa xuất hoá đơn không thì bảo họ xuất lại để bổ sung.
- Nếu có hoá đơn đầu vào nhưng hàng trong kho bị âm, các bạn làm biển bản kiểm kê kho, sau đó hạch toán vào 138, sau đó phạt tiền 1 nhân viên nào đó là xong.
2. Nếu không có hoá đơn đầu vào
Cách 1: Mua hoá đơn:
- Các bạn có thể mua hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ của cá nhân, hộ kinh doanh (Ngày trên hoá đơn mua vào trước ngày hoá đơn bán ra).
- Khi có hoá đơn các bạn nhập kho, tính giá thành bình thường.
Cách 2: Làm thủ tục hàng về trước hoá đơn về sau:
- Nếu các bạn quan hệ được với các công ty khác (thân thiết) có thể làm thủ tục như sau:
- Các bạn phải chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau các bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Hợp đồng/Thoả thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán,…).
- Trong hợp đồng phải ghi rõ: Thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hoá đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất Hoá đơn GTGT).
Lưu ý: Cách này thì bên bán sẽ bị xử phạt từ 4 – 8 tr vì tội: Lập hoá đơn không đúng thời điểm, (Theo Thông tư Số 10/2014/TT-BTC)
- Và các bạn phải giải thích với thuế: Bên bán đã giao hàng nhưng không chịu xuất hoá đơn đó là lỗi của bên bán chứ không phải lỗi do bên mua.
Cách 3: Chuyển sang trường hợp Hóa đơn sai số lượng.
- Nếu các bạn nói chuyện được với bên mua (tức là các bên mà các bạn đã xuất hóa đơn): -> Chuyển thành hóa đơn viết sai số lượng, lúc này các bạn cần lập biên bản điều chỉnh giảm và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng đó xuống.
Cách 4: Đợi khi quyết toán thì bị xử phạt:
- Không có đầu vào (tức là trong kho không có hàng). Nhưng lại xuất hoá đơn (xuất khống) -> Sử dụng bất hợp pháp hoá đơn
(Theo điều 23 Thông tư 39/2014/TT-BTC)
Mức phạt từ 20 – 50 tr:
Theo Thông tư 10 /2014/TT-BTC:
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này).
II. Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trong kho:
- Khi mua hàng thì lấy hoá đơn đầu vào nhưng khi bán hàng không xuất hoá đơn, đến cuối năm kiểm kê kho thì trong kho không còn hàng nhưng trên sổ sách lại còn hàng.
- Các bạn kiểm tra thật kỹ xem còn thừa bao nhiều hàng trên sổ sách.
- Các bạn xuất hoá đơn bán ra (Có thể xuất bán cho các công ty đang cần hoá đơn đầu vào, hoặc xuất bán cho khách hàng không lấy hoá đơn, trên hoá đơn viết rõ: Khách hàng không lấy hoá đơn)
